I. DEFINICE
Kdykoli se v politice mluví o:
1.1. Společnost – tím je třeba rozumět společnost pod názvem Etisoft Sp. z o.o.
1.2. Zaměstnanec – tím je třeba rozumět osobu zaměstnanou ve Společnosti na základě pracovní smlouvy nebo občanskoprávní smlouvy.
1.3. Spolupracovník – rozumí se tím jakákoliv osoba spolupracující se Společností, zejména jako dodavatel služeb nebo produktů.
1.4. Dodavatel/Objednatel – rozumí se jím jakákoli fyzická osoba, právnická osoba nebo organizační složka bez právní subjektivity, které Společnost prodává výrobky nebo poskytuje služby.
1.5. Korupční činnost – rozumí se jí činnost, která naplňuje znaky trestných činů.
1.6. Jiné ekonomické zneužívání – tím je třeba rozumět činnosti, které nepředstavují korupci, ale jsou v rozporu s obecně uznávanými zásadami etického obchodního chování.
II. PRAVIDLA PROVOZOVÁNÍ PODNIKÁNÍ SPOLEČNOSTI
2.1 Společnost podniká v souladu se zásadami volné soutěže a na trhu soutěží čestným způsobem, v souladu se všemi platnými zákony, předpisy a antimonopolními ustanoveními. Společnost zakazuje všechny formy korupce, vydírání a zpronevěry a nebude udržovat obchodní vztahy s žádným subjektem zapojeným do takových praktik. Společnost dodržuje všechny platné zákony o kontrole exportu, celních, daňových a zahraničních obchodních zákonech, včetně, bez omezení, platných sankcí, embarg, nařízení, vládních nařízení a zásad, které řídí přenos nebo přepravu zboží, technologií a plateb.
2.2 Společnost dodržuje zákonná ustanovení týkající se předcházení praní špinavých peněz. 2.3 Společnost přijímá vhodná opatření, aby zabránila všem formám podvodu/zpronevěry a zajistila, že obchodní vztah se Společností nebude žádným způsobem využíván k praní špinavých peněz nebo jiným nezákonným činnostem (např. k financování terorismu).
2.4 Společnost nezávisle činí veškerá obchodní rozhodnutí takovým způsobem, že obchodní zájmy jsou přísně odděleny od soukromých zájmů. To znamená, že zaměstnanci Společnosti se musí vyhýbat situacím, které by mohly vést ke střetu jejich vlastních zájmů se zájmy Společnosti – ke střetu zájmů může dojít zejména tehdy, když zaměstnanec podniká kroky nebo sleduje cíle, které mohou přispět ke ztížení aby objektivně a efektivně plnil své povinnosti a vnímal svou odpovědnost vůči Společnosti.
III. CÍL
3.1. Účelem těchto zásad je stanovit jednotné zásady chování v případě odhalování zneužití, předcházení a potírání zneužití ke škodě Společnosti a činností, které jsou v rozporu se zásadami vedení podnikání Společnosti transparentním, etickým způsobem a v souladu s pravidly férové soutěže.
3.2. Cílem politiky je také zajistit transparentnost činnosti společnosti vůči jejím dodavatelům/zákazníkům.
IV. OBJEKTIVNÍ A SUBJEKTIVNÍ ROZSAH POLITIKY
4.1. Zásady se vztahují na veškerou korupci a jiné ekonomické zneužívání zahrnující zaměstnance, jakož i akcionáře, konzultanty, dodavatele, dodavatele a všechny subjekty v obchodních vztazích se Společností.
4.2. Zásady by měli dodržovat všichni zaměstnanci a spolupracovníci společnosti.
V. ROZSAH ODPOVĚDNOSTI
5.1. Za implementaci a dohled nad dodržováním této politiky jsou odpovědní členové představenstva společnosti.
5.2. Aktuální Protikorupční politika je k dispozici v sídle Společnosti na veřejně dostupných interních a externích komunikačních médiích.
5.3. Všichni zaměstnanci jsou povinni si tyto zásady přečíst a přísně dodržovat jejich pravidla.
5.4. Osoby zaměstnané na manažerských pozicích jsou povinny identifikovat inherentní rizika podvodu. Manažeři by měli věnovat pozornost jakýmkoli projevům nesrovnalostí v procesech ve Společnosti.
5.5. Zaměstnanec nebo spolupracovník je povinen neprodleně informovat svého nadřízeného, nebo nadřízeného nadřízeného, pokud se zneužití týká jeho přímého nadřízeného o jakémkoli možném zneužití. Pokud daná informace nebude potvrzena fakty, nebudou podniknuty žádné kroky k objasnění v souladu se zásadami uvedenými v kapitole IX těchto zásad.
5.6. Mezi zakázané činnosti patří zejména:
- slibování jakýchkoli finančních nebo osobních výhod,
- nabízet jakékoli finanční nebo osobní výhody,
- poskytování jakýchkoli finančních nebo osobních výhod,
- přijímání jakýchkoli finančních nebo osobních výhod.
5.7. Zaměstnanci a společníci společnosti mají za jakýchkoli okolností zakázáno zapojit se do korupce nebo jiného ekonomického zneužívání.
5.8. Zaměstnanci nebo spolupracovníci společnosti jsou povinni neprodleně oznámit představenstvu společnosti jakékoli podezření na korupci nebo jiné ekonomické zneužívání.
VI. KORUPČNÍ AKTIVITY
Pro účely těchto Zásad korupční aktivity zahrnují všechny aktivity představující trestný čin nebo přestupek, včetně zejména následujících aktivit:
6.1. Slibování, navrhování, přesvědčování, poskytování jakýchkoli finančních nebo osobních výhod, jiných než obvyklých vánočních dárků a propagačních materiálů (v souladu s daňovými předpisy a platnými zákony).
6.2. Přijímání finančních výhod od zástupců dodavatelů Společnosti, jakož i neoprávněné upřednostňování některých dodavatelů Společnosti způsobem porušujícím principy poctivé hospodářské soutěže.
6.3. Zaměstnanci a spolupracovníci jsou povinni vykonávat své povinnosti způsobem, který zaručuje transparentnost činností.
VII. JINÉ OBCHODNÍ PODVODY
Pro účely těchto zásad zahrnuje zneužívání a nevhodné chování jakékoli aktivity, které představují trestný čin nebo přestupek (včetně trestných činů nebo fiskálních deliktů), stejně jako jiné chování, včetně, ale nikoli výhradně, následujících aktivit:
7.1. Zpronevěra majetku Společnosti (materiály, výrobky, zařízení, know-how), majetku zákazníků, dodavatelů, případně jiných osob, se kterými má zaměstnanec obchodní vztahy.
7.2. Záměrné uvádění nepravdivých údajů ve finančních výkazech, které způsobuje, že se stávají nespolehlivými a nejsou v souladu se skutečným faktickým a právním stavem.
7.3. Záměrné zadávání nepravdivých údajů do dokumentů Společnosti.
7.4. Úmyslné falšování dokumentů Společnosti (včetně smluv, dopisů, usnesení, rozhodnutí, protokolů) nebo zavádění jiných jejich změn neschválených osobami oprávněnými podle zákona a vnitřních předpisů Společnosti.
7.5. Záměrné falšování nebo pozměňování účetních zápisů a dokumentace podporující tyto zápisy a nesprávné uplatňování účetních zásad.
7.6. Záměrné zkreslení nebo opomenutí událostí, transakcí nebo jiných podstatných informací ve zprávách připravených pro potřeby společnosti, které způsobí škodu společnosti i jejímu vlastníkovi.
7.7. Jakékoli jiné úmyslné jednání vedoucí k poškození Společnosti nebo porušení Kodexu chování Společnosti.
VIII. PRAVIDLA KOMUNIKACE A CHOVÁNÍ VE VZTAZÍCH S KLIENTY, DODAVATELI A SPOLUPRACOVNÍKY
8.1. Veškeré kontakty s dodavateli, klienty a spolupracovníky společnosti by měly být vedeny pro obchodní účely. Kontakt by měl probíhat prostřednictvím e-mailové korespondence, pošty, služebních telefonů a přímých schůzek v sídle společnosti nebo v sídle dodavatele. V e-mailových kontaktech byste měli používat pouze firemní e-maily z domény etisoft.com.pl./etisoft.cz.
8.2. Všechny přijaté a odeslané dopisy by měly být evidovány v evidenci došlé a odchozí korespondence.
8.3. Veškeré obchodní a marketingové aktivity a kontakty směřující k dosažení konkrétního právního účinku (např. uzavření obchodní smlouvy) by měly být konzultovány s představenstvem společnosti.
8.4. Prezentace produktů a řešení ve formě diapozitivů, tištěných materiálů, demo softwaru by měly obsahovat pouze věcné a marketingové prvky týkající se prezentovaných řešení.
IX. ZPŮSOBY PROVÁDĚNÍ PROTIKORUPČNÍ POLITIKY SPOLEČNOSTÍ
Společnost uplatňuje protikorupční politiku prostřednictvím:
9.1. Školení vašich zaměstnanců a podpora vašich spolupracovníků k odstranění úplatkářství a korupce.
9.2. Zvyšování povědomí zaměstnanců a spolupracovníků o korupci a jiném zneužívání.
9.3. Povzbuzujte své zaměstnance a spolupracovníky, aby hlásili porušení zásad a neetické chování.
9.4. Představenstvo společnosti informuje příslušné orgány činné v trestním řízení o jakémkoli porušení trestního práva a dalších platných protikorupčních předpisů.
9.5. Boj proti korupci a jinému ekonomickému zneužívání povzbuzováním dalších subjektů, se kterými organizace spolupracuje, aby zaváděly podobné protikorupční praktiky.
X. ZVLÁŠTNÍ PRAVIDLA
10.1. Nadřízený nebo nadřízený nadřízený, který obdrží zprávu o možném zneužití, by měl okamžitě informovat správní radu společnosti.
10.2. Správnost společnosti ověřuje její správnost na základě obdržených informací.
10.3. Zaměstnanec nebo jiná osoba, která nahlašuje, má zaručenu anonymitu ze strany osob ověřujících informace a také ze strany osob, kterým oznámila informace o zneužití. Žádné informace o průběhu řízení nejsou předávány mimo organizační struktury společnosti.
10.4. Osoba, která podala hlášení, by měla být informována, že:
- je povinen nekontaktovat osobu podezřelou ze spáchání týrání za účelem zjištění skutečností nebo požadovat náhradu škody.
- měl by zachovávat diskrétnost a s nikým neprojednávat záležitost, fakta, podezření nebo obvinění.
XI. PROCES VYSVĚTLOVÁNÍ KORUPCE A JINÝCH EKONOMICKÝCH PODVODŮ
11.1. Při vyšetřování údajné korupční činnosti nebo jiného hospodářského podvodu by se mělo vynaložit veškeré úsilí, aby se zabránilo přijetí opatření na základě falešných nebo nepodložených obvinění, aby nevzbuzovalo podezření u vyšetřovaných osob, pokud jde o prováděné kroky a vyšetřování, a aby se zabránilo prohlášením, která by měla negativní důsledky pro společnost, zaměstnanec nebo klienti a dodavatelé společnosti.
11.2. Postup při řešení nahlášených incidentů je následující:• Představenstvo společnosti ověřuje informace obdržené od zaměstnance nebo spolupracovníka nebo získané samostatně.• Pokud se zjistí, že informace uvedené v bodě IX jsou pravdivé, jmenuje představenstvo společnosti tým, který objasní okolnosti korupce nebo jiného ekonomického zneužívání.• Při vysvětlování okolností jednání dostane Zaměstnanec nebo Spolupracovník příležitost prezentovat svůj postoj k věci.• Představenstvo společnosti přijme nápravná opatření, aby podobným událostem v budoucnu předešlo.• Pokud se zjistí, že vyšetřovaná událost představuje korupční činnost, vedení společnosti o této události uvědomí oprávněné orgány činné v trestním řízení.
XII. OCHRANA ZAMĚSTNANCŮ A SPOLUZAMĚSTNANCŮ
12.1. Společnost nesmí propustit, degradovat, pozastavit, obtěžovat nebo jinak diskriminovat zaměstnance nebo spolupracovníka v souvislosti s právními aktivitami souvisejícími s oznamováním zjištěných nebo podezřelých korupčních aktivit nebo jiného ekonomického zneužívání.
12.2. Společnost by měla poskytnout zaměstnanci nebo spolupracovníkovi, který je obviněn z účasti na korupci nebo jiném ekonomickém zneužívání, příležitost prezentovat svou pozici.
XIII. DISCIPLINÁRNÍ OPATŘENÍ
13.1. Výsledky práce týmu týkající se zjištěné korupce nebo jiného ekonomického zneužívání jsou předány představenstvu společnosti.
13.2. Na základě doporučení Týmu jsou podniknuty další kroky ve vztahu k Zaměstnanci nebo Spolupracovníkovi, kterého se vyšetřování týká.
13.3. Jakékoli rozhodnutí o propuštění Zaměstnance nebo ukončení spolupráce se Spolupracovníkem přijímá představenstvo společnosti.
13.4. V situaci, kdy korupce nebo jiné ekonomické zneužívání vystavilo Společnost finančním ztrátám, je případ předložen soudu a mohou být informovány i orgány činné v trestním řízení. Zaměstnanec, u kterého se prokáže, že jednal v neprospěch společnosti, může čelit také finančním důsledkům v souladu s platnými zákony.
13.5. Ustanovení těchto zásad neporušují ustanovení obecně platných zákonů.
13.6. Každý případ nedodržení těchto zásad bude posuzován samostatně a může mít profesionální důsledky.